Toplantı kaydı
Toplantı kaydını yazıya çevirme: döküm ve tutanak
Toplantı bitti, kayıt elinizde, ama kim ne dedi, hangi karar alındı diye bir saati yeniden dinlemek istemiyorsunuz. Kayıt dosyasını yükleyin; konuşma satır satır, zamanıyla birlikte metne dönüşsün. Sonra karar ve görevleri metinden çıkarır, tutanağı kendiniz yazarsınız. Araç toplantıya katılmaz; yalnızca toplantı bittikten sonra yüklediğiniz kaydı çevirir.
Aşağıdaki yükleme kutusu Türkçeye ayarlıdır; tanıyıcı dili tahmin etmeye çalışmaz. Başka bir dildeki ya da birkaç dilin karıştığı kayıtlar için İngilizce sayfayı (dili otomatik algılar) kullanın.
Toplantı kaydı dökümü: adım adım
- Kaydı alın. Zoom, Microsoft Teams ve Google Meet'in kendi kayıt özelliği vardır; toplantı sahibi izin verir ve kaydı başlatır. Yüz yüze toplantıda telefonu masanın ortasına koyup ses kaydı alabilirsiniz.
- Dosyayı indirin. Kayıt bittiğinde platformdan video ya da ses dosyası olarak indirin. Önce dönüştürmenize gerek yok.
- Dosyayı yukarıdaki kutuya bırakın. Çevrimiçi toplantı kayıtları genellikle videodur; ses de olabilir, ikisi de olur.
- Metin hazır olunca kayıtla birlikte okuyun, adları ve sayıları düzeltin.
- Hesap açtıysanız konuşmacıları adlandırın; TXT, zaman damgalı TXT ya da Markdown olarak indirip toplantı notlarınıza ekleyin.
Toplantı türüne göre ayrıntılı rehberler için Zoom, Teams ve Meet yazılarına (İngilizce) bakın.
Dökümden tutanağa
Otomatik döküm, tutanağın kendisi değil, ham maddesidir. Sistem özet ya da karar listesi çıkarmaz; bunu metne bakarak siz yaparsınız. İşi hızlandıran birkaç yöntem:
- Zaman damgalarını kullanın: toplantı gündemine göre bölümlere ayırın ve her başlığın yanına başladığı dakikayı yazın.
- Karar ve görevleri işaretleyin: "karar verdik", "şunu yapacak", "haftaya kadar" gibi ifadeleri metinde arayın; ücretsiz hesapta tüm metinlerinizde arama da yapabilirsiniz.
- Konuşmacıları adlandırın: hesapla konuşmacılara ad verebilirsiniz. Kim ne dedi bilmek tutanakta önemlidir; adlandırdığınız konuşmacıları kayıttan doğrulayın.
- Uzun toplantıları bölün: kayıt olmadan denemede dosya 15 dakika ve 25 MB ile sınırlıdır; hesapta daha uzun dosyalar kabul edilir.
Adım adım bir yöntem için kayıttan toplantı tutanağı çıkarma yazısına (İngilizce) bakabilirsiniz.
Toplantı kayıtlarında nelere dikkat edin
- Üst üste konuşma: toplantıların en büyük sorunu. Aynı anda konuşan iki kişi çoğu zaman tek karışık satır olarak çıkar; o bölümleri kayıttan dinleyin.
- Uzaktan katılım sesi: kötü mikrofon, yankı ve bağlantı kesilmeleri metni bozar. Mümkünse herkes kulaklık kullansın.
- Kısaltmalar ve şirket jargonu: ürün adları, departman kısaltmaları ve İngilizce iş terimleri ("deadline", "sprint", "KPI" gibi) yanlış yazılabilir.
- Rakamlar ve tarihler: bütçe, tarih ve miktarlar tutanağın en önemli kısmıdır ve yanlış çıkması en kolay olan kısmıdır. Hepsini kontrol edin.
- Türkçe ve İngilizce karışımı: bu sayfa Türkçeye ayarlıdır. Toplantı büyük oranda İngilizceyse İngilizce toplantı sayfasını kullanın.
Gizlilik: önce katılımcıları bilgilendirin
Toplantı kaydı çoğu zaman şirket ya da müşteri bilgisi içerir. Kaydı almadan önce katılımcılara haber verin, kuruluşunuzun kurallarına bakın. Yüklediğiniz dosya HTTPS ile sunucumuza gider; neyin saklandığı için gizlilik sayfasına (İngilizce) bakın. Çok hassas toplantılar için program kendi sunucunuzda da çalıştırılabilir. Ayrıca toplantı kayıtlarını gizli tutma yazısı var (İngilizce).
Bu araç canlı toplantıya girmez, toplantıya bot göndermez ve takvimle ya da Zoom, Teams hesabınızla bağlantı kurmaz. Yalnızca yüklediğiniz dosya işlenir.
Sonuç bir taslaktır. Kaydın kalitesi, konuşmacıların ağzı ve üst üste konuşma metnin ne kadar doğru çıkacağını değiştirir; bu yüzden bir doğruluk oranı vermiyoruz. Kişi ve yer adlarını, sayıları ve önemli cümleleri kayıttan dinleyerek kontrol edin.
Hemen deneyin
Dosyanızı yukarıdaki kutuya bırakın; hesap gerekmez.