جلسه و صورتجلسه
تبدیل ضبط جلسه به متن: مواد خام صورتجلسه
جلسه تمام شده و فایل ضبط مانده، ولی نمی‌خواهید یک ساعت دیگر برای نوشتن صورتجلسه گوش بدهید. فایل ضبط را بارگذاری کنید تا گفت‌وگو به شکل متن و با زمان هر خط بیاید؛ تصمیمها و اقدامها را خودتان از روی متن برمیدارید. سرویس وارد جلسه نمیشود و ربات نمی‌فرستد؛ فقط فایلی را که بعد از جلسه بارگذاری می‌کنید تبدیل می‌کند.
کادر بارگذاری از پیش روی فارسی تنظیم شده است تا تشخیص گفتار مجبور به حدس زدن زبان نباشد. اگر فایل شما به زبان دیگری است یا چند زبان در آن قاطی شده، به صفحه انگلیسی بروید؛ آنجا زبان خودکار تشخیص داده میشود.
از ضبط تا صورتجلسه، گام به گام
- ضبط را بگیرید. برنامه‌هایی مثل Zoom، Google Meet، Microsoft Teams و Adobe Connect قابلیت ضبط دارند و معمولاً برگزارکننده آن را روشن می‌کند. در جلسه حضوری، گوشی را وسط میز بگذارید و صدا را ضبط کنید.
- فایل را دانلود کنید، چه ویدیو چه صدا. لازم نیست چیزی را تبدیل کنید. فایل فقط صوتی خیلی سبک‌تر از ویدیو است و زودتر بارگذاری میشود.
- فایل را در کادر بالا رها کنید. ضبط جلسه آنلاین معمولاً ویدیو است و اشکالی ندارد.
- متن را بخوانید و جاهای حساس (نام‌ها، عددها، مهلت‌ها) را با صدا مقایسه کنید.
- متن را کپی کنید یا به صورت TXT، TXT همراه زمان یا Markdown بگیرید و در قالب صورتجلسه بگذارید.
راهنمای هر برنامه (انگلیسی): Zoom، Teams و Google Meet.
متن جلسه با صورتجلسه فرق دارد
متن کامل، ماده خام است؛ صورتجلسه خلاصه‌ی کوتاهی است از اینکه چه تصمیمی گرفته شد، مسئول هر کار کیست و مهلتش کی است. خلاصه یا فهرست اقدام خودکار نمی‌دهیم و بهتر است همین ابتدا بگوییم. ولی کار دستی را خیلی سریعتر می‌کند:
- دستور جلسه را با زمانها علامت بزنید. بنویسید هر بند در چه دقیقه‌ای بحث شد و فقط همان تکه را دوباره گوش بدهید.
- کلیدواژه جستوجو کنید. عبارت‌هایی مثل «توافق شد»، «مصوب شد»، «تا آخر هفته» یا «مسئول» سریع شما را به تصمیمها می‌رساند. در حساب رایگان جستوجو در همه متن‌هایتان ممکن است.
- گویندهها را نامگذاری کنید. در حساب کاربری میتوانید به گویندهها نام بدهید و خطها را ویرایش کنید. قبل از اینکه جمله‌ای را با نام کسی در صورتجلسه بنویسید، مطمئن شوید همان شخص گفته است.
- با زبان خودتان بنویسید. گفتار جلسه پر از تکرار و جمله‌های نیمه‌کاره است و صورتجلسه باید مختصر باشد.
یک روش کامل‌تر: ساخت صورتجلسه از ضبط (انگلیسی).
در جلسههای فارسی چه چیزهایی خطا میشود
- اصطلاح‌های کاری و انگلیسی. «دِدلاین»، «فالوآپ»، «بک‌لاگ» و نام برنامه‌ها وسط جمله فارسی از نقطه‌ضعف‌های شناخته‌شده‌اند. کادر این صفحه روی فارسی تنظیم شده و زبان را خودکار تشخیص نمی‌دهد. اگر جلسه بیشتر انگلیسی بود، از صفحه انگلیسی جلسه با تشخیص خودکار زبان استفاده کنید.
- حرف زدن هم‌زمان. وقتی دو نفر با هم صحبت میکنند، آن بخش یا قاطی میشود یا یک جمله از دست می‌رود. دوباره گوش بدهید.
- صدای ضعیف شرکت‌کننده‌های راه دور. میکروفون لپ‌تاپ، پژواک و قطع و وصل شدن اینترنت متن را خراب می‌کند. هدست بیشتر از آنچه فکر می‌کنید کمک می‌کند.
- عددها و تاریخ‌ها. بودجه، مهلت و مقدار مهم‌ترین بخش صورت‌جلسه‌اند و راحت‌ترین بخش برای اشتباه. همه را کنترل کنید.
- محاوره و رسمی. «میرم»، «نمیدونم» و املای ترکیبی ممکن است بیاید؛ اگر صورتجلسه رسمی است، آن را به نوشتار معیار تبدیل کنید.
- نیم‌فاصله. «میشود»، «نمی‌خواهم» و «جلسه‌ها» را بعد از ویرایش یک بار بررسی کنید.
رضایت شرکت‌کننده‌ها و حریم خصوصی
ضبط جلسه اغلب اطلاعات سازمانی یا مشتری دارد. به شرکت‌کننده‌ها بگویید جلسه ضبط میشود و قبل از بارگذاری، قواعد سازمان خودتان را مرور کنید. فایل از طریق HTTPS به سرور ما می‌رود؛ اینکه چه چیزی نگه داشته میشود در صفحه حریم خصوصی (انگلیسی) آمده است. برای جلسههای خیلی محرمانه صفحه تبدیل جلسه محرمانه را بخوانید.
بدون ثبتنام یک فایل تا 15 دقیقه و 25 مگابایت، حداکثر 3 بار در روز؛ جلسههای طولانی‌تر را ببرید یا حساب رایگان بسازید. خروجی همیشه پیش‌نویس است و درصد دقت نمی‌دهیم. خروجی Word یا PDF نداریم؛ متن را در سند خودتان کپی کنید.
همین حالا امتحان کنید
فایل را در کادر بالا رها کنید؛ حساب کاربری لازم نیست.