Запись совещания или созвона в текст: основа для протокола

1. Получите запись. В Zoom, Google Meet, Microsoft Teams и других сервисах видеосвязи есть встроенная запись; обычно её включает организатор. На очной встрече положите телефон в центр стола и запишите звук на диктофон.
2. Скачайте файл видео или аудио. Конвертировать ничего не нужно. Аудиодорожка заметно легче видео и грузится быстрее.
3. Перетащите файл в окно выше. Запись созвона обычно видео, и это нормально.
4. Прочитайте текст, слушая спорные места: фамилии, цифры, сроки.
5. Скопируйте текст или скачайте TXT, TXT с таймкодами либо Markdown и вставьте в шаблон протокола.

Разбор по сервисам на английском: Zoom, Teams, Google Meet.

Расшифровка — это сырьё. Протокол — краткая выжимка: кто что решил, кто за что отвечает, к какому сроку. Автоматического протокола, резюме или списка поручений сервис не делает, и это честно стоит сказать сразу. Зато он сильно ускоряет ручную работу:

• Разметьте повестку по таймкодам. Запишите, на какой минуте обсуждали каждый пункт, и возвращайтесь к нужному куску.
• Ищите ключевые слова. «Договорились», «согласовали», «до пятницы», «ответственный» быстро выводят на решения. В бесплатном аккаунте поиск работает сразу по всем вашим расшифровкам.
• Подпишите говорящих. В аккаунте можно давать имена говорящим и править строки. Прежде чем вписывать фразу в протокол с фамилией, проверьте, кто это сказал.
• Перепишите своими словами. Живая речь полна повторов и оборванных фраз, а протокол должен быть сжатым.

Подробнее о порядке работы: как сделать протокол из записи (EN).

• Рабочий жаргон. «Созвон», «синк», «дедлайн», «таски», названия сервисов и аббревиатуры отдела: окно настроено на русский, поэтому английские слова посреди фразы чаще всего записываются с ошибками или транслитом. Если совещание почти целиком на английском, возьмите английскую страницу с автоопределением языка.
• Перебивание. Когда двое говорят одновременно, этот отрывок превращается в кашу или теряет реплику. Послушайте его ещё раз.
• Плохой звук у удалённых участников. Встроенный микрофон ноутбука, эхо и обрывы связи сильно портят текст. Гарнитура помогает больше, чем кажется.
• Числа и сроки. Бюджет, даты, объёмы — самое важное в протоколе и самое уязвимое при распознавании. Проверяйте все.
• Фамилии и отчества. Редкие и иностранные фамилии записываются созвучными словами.

Запись совещания часто содержит коммерческую тайну и персональные данные. Предупредите участников, что встреча записывается, и сверьтесь с правилами вашей компании. Если в записи есть персональные данные, подумайте о требованиях закона, это не юридическая консультация. Файл загружается на наш сервер по HTTPS; что хранится и как долго, написано на странице конфиденциальности (EN). Для совсем закрытых встреч есть отдельная страница о конфиденциальной расшифровке.

Без регистрации можно загрузить один файл до 15 мин. и 25 МБ, не больше 3 раз в сутки; длинное совещание придётся разрезать или завести бесплатный аккаунт. Результат всегда черновик, процента точности мы не называем. Выгрузки в Word и PDF нет: скопируйте текст в свой документ.