Rekaman rapat ke teks, bahan untuk notulen

1. Simpan rekamannya sebagai berkas. Zoom biasanya menyimpan rekaman lokal berupa video MP4 dan berkas audio M4A terpisah. Google Meet dan Teams menyimpan rekaman di penyimpanan akun kantor Anda; unduh berkasnya dari sana. Nama menu berbeda-beda menurut versi dan pengaturan admin.
2. Pilih audionya kalau berkasnya besar. Untuk transkrip, suara saja sudah cukup. Berkas audio jauh lebih kecil daripada video rapat.
3. Unggah di kotak di atas dan tunggu teksnya muncul.
4. Baca sambil mencari kata kunci seperti "diputuskan", "tindak lanjut", "deadline", atau nama peserta; setiap baris punya waktu sehingga mudah kembali ke rekamannya.
5. Susun notulen: agenda, keputusan, penanggung jawab, tenggat. Hasil mesin adalah bahan mentah, bukan notulen itu sendiri.

Panduan lebih panjang tersedia di cara membuat notulen dari rekaman (EN) dan transkripsi rekaman Zoom (EN).

• Campur bahasa. Rapat kantor sering menyelipkan istilah Inggris ("kita align dulu, nanti di-follow up"). Istilah seperti itu sering tertulis dengan ejaan acak. Periksa semua jargon.
• Singkatan dan nama. Nama divisi, produk, proyek, dan singkatan internal (misalnya "PIC", "KPI", "MoU") mudah salah. Daftar istilah yang Anda siapkan membantu saat mengoreksi.
• Sapaan dan gelar. "Pak", "Bu", "Mas", "Mbak" dan gelar seperti "Dr." atau "S.Kom." kadang hilang atau berpindah.
• Angka. Anggaran, persentase, tanggal, dan jam adalah bagian yang paling berbahaya kalau salah. Cocokkan dengan rekaman sebelum masuk notulen.
• Banyak orang bicara sekaligus. Bagian yang saling menimpa paling sering rusak. Di akun gratis, Anda bisa memberi nama pembicara untuk memudahkan membaca, tetapi periksa dulu siapa yang berbicara.

Tidak ada bot yang bergabung ke Zoom, Meet, atau Teams, tidak ada rekaman panggilan langsung, dan tidak ada integrasi kalender. Anda merekam di aplikasi rapat, mengunduh berkasnya, lalu mengunggahnya. Pastikan semua peserta tahu rapat direkam sebelum Anda mulai, dan patuhi aturan perusahaan Anda soal rekaman. Rapat yang sifatnya rahasia sebaiknya tidak diunggah ke layanan online mana pun tanpa izin; lihat transkripsi rapat yang privat.

Yang tidak ada: kolom tautan (YouTube, TikTok, Zoom, dan sebagainya), bot yang masuk ke rapat atau panggilan, subtitle langsung (live), teks yang ditempelkan ke dalam video, dan aplikasi ponsel. Subtitle selalu berbahasa sama dengan ucapan. Di akun yang sudah masuk, ucapan bisa diubah menjadi teks bahasa Inggris; tidak ada bahasa tujuan lain.

Tanpa akun, Anda bisa mencoba satu berkas per kali coba, maksimal 15 menit dan 25 MB, hingga 3 kali sehari. Berkas percobaan dihapus setelah 24 jam, dan pratinjau tanpa akun memakai model "small". Dengan akun gratis, transkrip tersimpan di pustaka, bisa disunting baris demi baris, pembicaranya bisa diberi nama, dan semua transkrip bisa dicari. Paket dan batas lengkap ada di halaman harga (bahasa Inggris).

Hasilnya adalah draf, bukan naskah final. Bahasa Indonesia termasuk bahasa yang didukung, tetapi mesin lebih sering meleset pada nama orang, tempat, dan gelar, angka dan tanggal, istilah Inggris di tengah kalimat, ucapan santai (gak, nggak, banget, sih, dong) dan kata dari bahasa daerah: Jawa dan Sunda tidak didukung sebagai bahasa terpisah. Suara yang saling menimpa dan latar yang bising juga menurunkan kualitas. Kami tidak menyebut persentase akurasi; dengarkan rekamannya sambil membaca dan koreksi bagian yang penting.

Berkas diunggah ke server kami lewat HTTPS, dan pengenalan ucapan berjalan di sana. Apa yang disimpan dan berapa lama dijelaskan di halaman privasi (bahasa Inggris). Untuk rekaman rahasia, lihat transkripsi di server sendiri (bahasa Inggris).